Mor renk ile işaretlenen kısımlar, versiyon 3'te eklenmesi beklenen gereksinimlerdir.

Teklif Oluşturma Süreci

Bu sistemde B2B kullanıcıları ve satış temsilcileri teklif oluşturabilir. Bulunan T1-T4 arasındaki tüm kullanıcılara teklif oluşturulabilir. Yeni bir teklif oluşturulurken aşağıdaki adımlar takip edilir.

1. Teklif Türü Seçimi

İlk olarak teklifin türü seçilir:

• Kablo Teklifi
• Şalt Teklifi

2. Firma Seçimi (Satış Temsilcisi)

Teklifin oluşturulacağı firma seçilir. Firma seçildiğinde, o firmaya tanımlı e-posta listesi ekranda görüntülenir.

Eğer seçilmek istenen firma listede bulunmuyorsa, satış temsilcisi yeni bir firma ekleyebilir. Yeni firma oluşturma sürecine ait detaylara buradan ulaşılabilir.

Bu alan sadece satış temsilcisinde bulunmaktadır. B2B tarafında ise kullanıcının kendi firması seçili olarak gelir.

3. E-Posta ve Yetki Görüntüleme (Satış Temsilcisi)

Listelenen e-postaların yanında ilgili kullanıcının yetki tipi belirtilir:

• T1
• T2
• T3
• T4

Bu sayede satış temsilcisi, teklifin hangi yetki seviyesindeki kullanıcıya gönderileceğini açık şekilde görür.

Yetkilerin açıklamaları ve işlevleri hakkında detaylı bilgilere buradan ulaşılabilir.

4. Yeni E-Posta Ekleme (Satış Temsilcisi)

Eğer seçilen firmaya ait kayıtlı bir e-posta yoksa, satış temsilcisi müşteriden aldığı e-posta bilgisini sisteme ekleyebilir.

Eklenen e-posta ilgili firma altına kaydedilir ve yetki tipi T1 olarak listede gösterilir.

v2'de firma altına eklenen e-postalar direkt olarak görüntülenecek, herhangi bir yetki seviyesi olmayacaktır.

5. Teklife Ürün Ekleme Aşaması

Bu aşamaya kadar hem satış temsilcisi hem de B2B kullanıcısı aynı işlemleri yapabilir. Ürün ekleme sonrasında ise süreç, teklifin kablo veya şalt olmasına göre ayrışır. Bu nedenle süreç iki ayrı başlık altında incelenebilir.

5.1. Ürün Kataloğu ve Filtreleme

Teklif türü seçildikten sonra kullanıcı, ürün kataloğu ve teklife eklenecek ürünlerin listelendiği ekrana yönlendirilir.

Ürün Bulma Yöntemleri

Kullanıcı ürünleri aşağıdaki yöntemlerle bulabilir:

• Arama (Search): Minimum 2 karakter girilmesi zorunludur.
• Marka Filtreleme: Seçilen markaya göre ürün listesi filtrelenir.
• Kategori Filtreleme: Ana kategori seçilebilir. Alt kategori varsa dinamik olarak açılır. Tüm alt kategoriler seçilerek en alt kırılıma kadar ilerlenebilir.

Filtreler birlikte (kombinasyonlu) ya da ayrı ayrı kullanılabilir.

5.2. Ürün Listesi ve Bilgiler

Filtreleme sonucunda kullanıcıya bir ürün listesi sunulur.

Her ürün için aşağıdaki bilgiler görüntülenir:

• Ürün Adı
• Miktar
• Liste Fiyatı
• Birim Fiyat
• Toplam Tutar
• Teslim Tarihi
• Gönderim Kaynağı (stock, DTS, out of stock)
• İskonto Bilgileri
  • Ürün bazlı iskonto
  • Toplam teklif iskontosu

5.3. Ürün Ekleme İşlemi

Kullanıcı, ürünleri teklife eklemek için ürün miktarını girer ve ürünü teklif listesine ekler.

Bir ürün için minimum ve maksimum limitler vardır. Bu limitler product'tan gelir. Limiti olmayan ürünler için herhangi bir sınır bulunmamaktadır.

5.4. Teklif Ürün Listesi Yönetimi

Teklif ürün  listesine eklenen ürünler üzerinde çeşitli güncellemer yapılabilir.(edit, delete)

Kullanıcı ürünleri belirlenen kriterlere göre sıralayabilir.

5.5. Toplu Ürün Ekleme

Kullanıcı, birden fazla ürünü toplu olarak ekleyebilir.

Manuel Giriş

• Ürün kodu ve miktar girilir.

Excel Yükleme

• Excel dosyası ile toplu ürün yüklenebilir.

Kurallar

• Ürün kodu doğruysa, miktar girilmemişse otomatik olarak 1 adet eklenir.
• Aynı ürün daha önce eklenmişse, yeni miktar mevcut miktarın üzerine eklenir.

6. Şalt Teklifi Süreci

6.2. DTS Ürün Ekleme (Satış Temsilcisi)

Dışarıdan Temin Sistemi (DTS), teklif içerisinde:

• Stoklarda bulunmayan ürünlerin müşteri için tedarik edilmesi,
• Stoklarda bulunan ancak teklif miktarı açısından yeterli olmayan ürünlerin eksik kısmının dış tedarik ile tamamlanması

amacıyla kullanılan bir süreçtir.

Bu sistem sayesinde satış temsilcisi, stokta bulunmayan veya yetersiz olan ürünleri farklı tedarikçilerden temin ederek teklifi tamamlayabilir.

Şalt ürünlerinde DTS süreci iki farklı senaryoya göre çalışır:

• Ürün stokta vardır fakat miktar yetersizdir.
• Ürün stokta hiç bulunmamaktadır.(Stokta Kartı Bulunmayan Ürün)

6.2.1. Stokta Bulunan Fakat Yetersiz Olan Ürün

Eğer teklif içerisine eklenen şalt ürünü stokta mevcutsa ancak talep edilen miktarı karşılamıyorsa, sistem öncelikle stokta bulunan miktarı kullanır. Eksik kalan miktar için normalde out of stock üzerinden ekleme yapılır. Ancak satış temsilcisi bu eksik miktarı kendi tedarikçisinden temin edecekse, bu durumda DTS oluşturulması gerekir.

Bu durumda kullanıcıya bir modal açılır. Bu modal üzerinden aşağıdaki bilgiler girilerek stok dışı ürün ekleme işlemi yapılır:

• Ürün Kodu*(dolu gelir değiştirilemez)
• Ürün Açıklaması*(dolu gelir değiştirilemez)
• Tedarikçi Firma*
• Alış Vadesi*
• Liste Fiyatı*
• Maliyet İskontosu
• Adet (Miktar)*

Bir ürün stok dışı eklenirken kullanıcı aynı zamanda “DTS ekle” diyerek ürünü DTS olarak da ekleyebilir. DTS dışında stok dışı ürün eklenirken, parça şeklinde istenen miktar değil tam makara olarak ekleme yapılır.

Bu bilgiler girildikten sonra ürün stok dışı (DA) olarak sisteme eklenir.

DTS ile eklenen ürünlerde dönüşüm uygulanır. Alım vadesi teklif vadesine dönüştürülür, üzerine ilgili ürün grubunun stok dışı kâr oranı eklenir. Buna göre ürün, dönüştürülmüş ve kâr eklenmiş şekilde teklif içerisine dahil edilir. Burada hesaplanan net fiyat veya iskonto threshold olarak kullanılır. Bu threshold üzerinde bir değer girilirse teklif onaya gider.

Çoklu Tedarikçi Kullanımı

DTS sistemi aynı ürünün birden fazla tedarikçiden temin edilmesine izin verir.

Örneğin toplam ihtiyaç 20 adet ise bunun:

• 10 adedi Firma A'dan,
• 10 adedi Firma B'den

karşılanabilir.

Bu durumda sistemde her tedarikçi için ayrı bir kart oluşturulur. Her kayıt ayrı bir DTS kartı olarak eklenir ve teklif içerisinde görüntülenir. Böylece satış temsilcisi ürünün hangi firmadan ne kadar temin edildiğini açık şekilde yönetebilir.(Ürün Kodu, Ürün Açıklaması bunlar ortaktır.)

6.2.2. Stokta Kartı Bulunmayan Ürün (product'ta bulunmayan)

Kullanıcı doğrudan DTS ürün ekleme işlemi yapabilir.

Bu işlem için sistemde “DTS Ürün Ekle” butonu bulunur. Butona basıldığında bir form açılır ve aşağıdaki bilgiler girilerek ürün sisteme eklenir:

• Ürün Kodu*
• Ürün Açıklaması*
• Tedarikçi Firma*
• Alış Vadesi*
• Liste Fiyatı*
• Maliyet İskontosu
• Adet (Miktar)*

Bu bilgiler girildikten sonra ürün teklif içerisine DTS ürünü olarak eklenir.

Burada birden fazla tedarikçiden temin yapılabilir. Her tedarikçi için ürün kodu ve açıklama dışındaki alanlar ayrı ayrı girilir.

Bu aşamadan sonra satış temsilcisi teklifi inceleme aşamasına geçer. Teklif herhangi bir limit sorununa veya iskonto aşımı gibi sınırlara takılmazsa direkt gönderilir. Eğer bir sınıra takılırsa onaya gider. Aşım durumuna göre tekli onay veya çoklu onay kontrolüne yönlendirilir.

DA ürünler teklife özeldir ve o teklif dışında kullanılamaz.

7. Kablo Teklifi Süreci

Ürün ekleme aşaması mevcut B2B sistemindeki yapı ile aynı şekilde ilerler. Farklılaştığı nokta, ürün listeye eklendiğinde kablonun her bir kırılımı için farklı iskonto girilebilmesidir.

Kablo ürünlerinde her makaranın kendine ait bir tam makara metrajı bulunmaktadır.

Örneğin:

• Tam makara uzunluğu: 1000 metre
• İstenen metraj: 2560 metre

Bu durumda sistem otomatik olarak şu öneriyi oluşturur:

• 1. Makara: 1000 m
  2. Makara: 1000 m
  3. Makara: 560 m

Burada ilk iki makara tam makara, son makara ise kesilebilir makara veya en yakın uygun metraj olarak oluşturulur.

Bu öneri otomatik olarak liste halinde sunulur.

Tam makaralar silinemez. Toplam metre değiştirilebilir. Buna göre tam makaralar güncellenir.

7.1. Parça Makara Görüntüleme

• Sistemde bulunan kesilmiş makaralar da görüntülenebilir.
  
  
• Bu makaralar stokta bulunan kesilmiş kablo makaralarıdır. bu makaralar liste halinde görüntüleyebilir, seçebilir ve teklife ekleyebilir.
  
  
• Teklife eklenen bir kablo silindiğinde ürün ile birlikte tüm metrajlar silinir. Alt kırılım tek başına silinmez. Ancak parça makara ise silinebilir.

Bu sayede sistemde bulunan kesilmiş metrajlı makaralar da değerlendirilmiş olur. Kesilmiş makaralardan seçim yapılırken metraj değişebilir ve buna göre toplam metraj güncellenir.

Bir kabloda tam metraj eklenmek istenirse hata payı olmadan bunun için bir seçim işaretlenecektir: “Tam metraj istiyorum.” Bu durumda backend buna göre çalışacak ve eklemeleri tam metraj verecek şekilde yapacaktır. Bu mod hem satış temsilcisi hem de B2B kullanıcısı için teklif bazlı çalışmalıdır.(teklif bazlı)

• İlk olarak eklenen miktarın tam makaraları stoktan karşılanır. Kesilecek bir parça olduğunda, kesilecek makaranın yanında “Alternatifler” butonu bulunur ve kullanıcı tüm kesilmiş makaraları görebilir. Buradan ekleme  yapabilir. Bu makaralarda kesim yapılamaz.
  
  
• Örneğin 800 metre girilmiş ve stokta bu miktar yoksa, sistem direkt olarak alternatif modalını açar ve kullanıcı buradan ekleme yapabilir. Eğer stok dışı sipariş verilebiliyorsa, kullanıcı alternatif seçmeden stok dışı olarak da ekleme yapabilir.
  
• B2B ve satış temsilcisi için girilen miktarların yanında tam makara hariç “Alternatifler” butonu bulunmalı ya da genel açılan modal içinde “Diğer Parçalar” butonu yer almalıdır. Böylece tüm kesilmiş makaralar görüntülenebilir. Kesim yapılacak makara da burada belirtilmelidir.

Stok dışı ürün ekleme yapılırken makaradan kesim yapılmaz. Örneğin 2560 metre girilmişse ve bunun 560 metresi stok dışıysa, bu kısım tam makara olarak eklenir.

7.2. DTS Ürün Ekleme (Satış Temsilcisi)

Kablo ürünleri için Dışarıdan Temin Sistemi (DTS), teklif içerisinde yer alan bir kablo ürününün:

• stoklarda bulunmaması,
• veya stoklarda bulunmasına rağmen metraj olarak yeterli olmaması

durumlarında dış tedarik ile tamamlanmasını sağlayan süreçtir.

Kablo ürünlerinde DTS süreci, ürünlerin makara metraj yapısı nedeniyle şalt ürünlerinden farklı bir mantıkla çalışır.

Bu nedenle süreç iki farklı senaryoda ele alınır:

• Stokta bulunan fakat metrajı yeterli olmayan kablo
• Stokta hiç bulunmayan kablo(product'ta bulunmayan)

  
  

7.2.1. Stokta Bulunan Fakat Metrajı Yetersiz Olan Kablo

Eğer satış temsilcisi bir kablo ürününden belirli bir metraj talep eder ve stokta bulunan metraj yeterli değilse, ürün out of stock'tan eklenir. Satış temsilcisi isterse DTS kablo tedarik popup'ını açarak ilgili satırı değiştirebilir.

Örnek senaryo:

• Talep edilen metraj: 4560 metre
• Stokta bulunan metraj: 2000 metre
• Eksik metraj: 2560 metre

Bu durumda sistem stokta bulunan 2000 metreyi kullanır.

Eğer stok yeterli değilse ve ürün out of stock'tan ekleniyorsa, satış temsilcisi için “Kendim tedarik edeceğim” şeklinde DTS yönlendirme alanı bulunmalıdır. 

Out of stock'tan ekleniyorsa tam makara olarak eklenir. DTS olarak giriliyorsa istenen metraj girilebilir.

Out of stock kapalıysa sistem direkt olarak DTS formunu açar.

7.2.2. Satış Temsilcisinin Gireceği Bilgiler

Aşağıdaki bilgiler girilerek ekleme yapılabilir:

• Ürün Kodu*
• Ürün Açıklaması*
• Tedarikçi Firma*
• Alış Vadesi*
• Liste Fiyatı*
• Maliyet İskontosu
• Metre (Miktar)*

Bu bilgiler kullanıcı tarafından girilebilir ve düzenlenebilir. Burada birden fazla tedarikçi eklenebilir. Şalt ürününde olduğu gibi, bunlar DTS modalı içinde tedarik edilen firma kartları şeklinde listelenebilir; ekleme ve çıkarma işlemleri yapılabilir.

7.2.3. Stok Kartı Bulunmayan Kablo (product'ta bulunmayan)

Teklif edilen kablo ürünü için satış temsilcisi DTS üzerinden yeni ürün ekleyebilir.

Bu durumda açılan DTS kablo modalı boş gelir. Satış temsilcisi tüm bilgileri manuel olarak girerek ürünü ekler.

Girilecek bilgiler şunlardır:

• Ürün Kodu*
• Ürün Açıklaması*
• Tedarikçi Firma*(sadece logodaki firmalar)
• Alış Vadesi*
• Liste Fiyatı*
• Maliyet İskontosu
• Metre (Miktar)*

8. İskonto Değiştirme Yetkisi

• Eklenen ürün listesinde, mevcut yapıya ek olarak iskonto kolonu düzenlenebilir olacaktır.
• Bu alan başlangıçta önerilen iskonto değeri ile otomatik doldurulur.
• Önerilen iskonto, sistem tarafından hesaplanan ve en iyi kâr oranını sağlayan tavsiye edilen iskonto oranıdır.
• Satış temsilcisi, ürünler için belirlenen önerilen iskonto oranını değiştirebilir. Her ürün kırılımı için farklı iskonto tanımları yapılabilir.
• İstenirse sistemin önerdiği iskonto oranı ile devam edilebilir.
• Satış temsilcisi aynı zamanda net fiyatı da güncelleyebilir. Bu değer iskonto olarak hesaplanıp backend tarafına gönderilir.
• Satış temsilcisi önerilen iskontodan daha düşük veya daha yüksek bir iskonto oranı girebilir. Ancak önerilen iskonto oranından daha yüksek bir iskonto girerse ilgili teklif yönetici onay sürecine yönlendirilir.
• Bu yapı sayesinde sistem tarafından önerilen kârlılık korunurken, gerektiğinde satış temsilcisine esneklik sağlanır ve yüksek iskonto durumları yönetici kontrolüne tabi tutulur.

Teklif ürün liste ekranında yer alan “Önerilen İskontolarla Güncelle” butonuna basıldığında, teklif içerisindeki tüm ürünlerin iskonto oranları sistem tarafından hesaplanan önerilen iskonto değerlerine toplu olarak güncellenir.

9. Ödeme Planı Değiştirme

• B2B kullanıcısı ödeme planlarını ticari işlem grubuna göre görüntüler. Bu görüntüleme kablo ve şalt, yani teklif tipine göre yapılır.
• Satış temsilcisi bir teklif oluştururken teklif tipine göre tüm ödeme tiplerini görüntüler.

Seçilen ödeme planına bağlı olarak ürün fiyatları ve iskontolar önerilen değerlere göre güncellenir.

10. Teslim Tarihi Seçme

Satış temsilcisi, bir teklifin kalemleri için teslim tarihini değiştirebilir.

Bu tarih, tahmini tedarik sürelerine göre verilen bir tarihtir; sipariş sürecini etkilemez ve depoda ürün tutulduğu anlamına gelmez. (Bugün ve sonrası için seçilebilir.)

11. Mail Gönderme Süreci (?)

Bir satış temsilcisi teklif oluşturduğu zaman, sisteme kayıtlı mail üzerinden kullanıcıya mail gönderilir.

Burada entegrasyon yapılır ve müşteriye gönderilen her mail içerisinde:

• ilgili satış temsilcisinin bilgisi,
• cevap verebileceği e-posta adresi,
• satış temsilcisinin telefon numarası

yer alır.

Böylelikle müşteri, kiminle muhatap olacağını ve süreci kimle yürüteceğini bilir.

Teklif Liste Sayfası

Bir teklifin liste sayfasında teklifleri görüntüleyebilir ve yetkisi dahilinde işlemler yapabilir.

• Eğer teklif cari kaydı olmayan bir firmaya aitse, bu durum işlemler kolonunda belirtilmelidir.
• Kullanıcı, butona basarak ilgili teklifin bulunduğu firmanın cari kaydının yapılacağı sayfaya yönlendirilmelidir.
• Teklifin hangi aşamada olduğuna dair filtrelemeler yapılabilir.
• Bir teklif görüntülenebilir.
• Teklif taslak aşamasında ise düzenlenebilir.
• Teklif taslak aşamasında ise silinebilir.
• Teklif onaylanmış ise siparişe dönüştürülebilir. Cari kaydı olmayan firmalar için dönüştürülemez.

DTS Liste Sayfası

DTS ürünlerin bulunduğu ayrı bir liste sayfası olmalıdır.

 DTS ile eklenen ürünün nereden alındığı, nasıl alındığı ve kime satıldığı ürün bazında gösterilir. DTS ürünü siparişe dönüştüğünde alındığı tedarikçi görülebilir. Bu bilgilerin iş emirleri bu sayfada listelenir.

Bu sayfada DTS ürünleri için aşağıdaki bilgiler görüntülenmelidir:

• Kimden alındığı
• Kime verileceği
• Ürün kodu
• Kaça alındığı
• Kaça satılacağı

Bu sayfa sadece liste sayfasıdır. Burada DTS ile alınması beklenen ürünlerin listesi tutulur.

Tanımlar:

• Stok: Bizim depomuzda olan ürünler
• Crawler: Küçük firmalarda ne kadar olduğu ve oradan alınabilecek miktar
• DTS: Satış temsilcisinin istediği yerden alıp manuel eklemesi
• Out of Stock: Ürünün direkt olarak firmasından temin edilmesi