Teklif Oluşturma Süreci

Mor renk ile işaretlenen kısımlar, versiyon 3'te eklenmesi beklenen gereksinimlerdir.

Bu sistemde B2B kullanıcıları ve satış temsilcileri teklif oluşturabilir. Bulunan T1-T4 arasındaki tüm kullanıcılara teklif oluşturulabilir. Yeni bir teklif oluşturulurken aşağıdaki adımlar takip edilir.

1. Teklif Türü Seçimi

İlk olarak teklifin türü seçilir:

Kablo Teklifi
Şalt Teklifi

2. Firma Seçimi (Satış Temsilcisi)

Teklifin oluşturulacağı firma seçilir.

Eğer seçilmek istenen firma listede (tüm logo-carileri yada sadece kendi firmalarını görüntüler + olarak bütün tüm yüzen firmalar dahil) bulunmuyorsa, satış temsilcisi yeni bir firma ekleyebilir. Yeni firma oluşturma sürecine ait detaylara buradan ulaşılabilir.

Firma seçildiğinde, o firmaya tanımlı kullanıcı listesi ekranda görüntülenir.

Bu alan sadece satış temsilcisinde bulunmaktadır.

B2B tarafında ise kullanıcı sadece kendi firması adına teklif oluşturabilir.

3. Kullanıcı ve Tier Görüntüleme (Satış Temsilcisi)

Listelenen e-postaların yanında ilgili kullanıcının tier seviyesi belirtilir:

T1 (Teklif Kullanıcısı doğrulamasız)
T2 ( Doğrulanmış Teklif Kullanıcısı)
T3 (B2B Kullanıcısı)
T4 ( B2B Admin Kullanıcısı)

Bu sayede satış temsilcisi, teklifin hangi tier seviyesindeki kullanıcıya gönderileceğini açık şekilde görür.

Tier açıklamaları ve işlevleri hakkında detaylı bilgilere buradan ulaşılabilir.

4. Yeni Kullanıcı Ekleme (Satış Temsilcisi)

Eğer seçilen firmaya ait kayıtlı bir kullanıcı yoksa, satış temsilcisi müşteriden aldığı kullanıcı bilgisi ile sisteme ekleyebilir.

Eklenen kullanıcı ilgili firma altına kaydedilir ve tier tipi T1 olarak listede gösterilir.

5. Teklife Ürün Ekleme Aşaması

Bu aşamaya kadar hem satış temsilcisi hem de B2B kullanıcısı aynı işlemleri yapabilir. Ürün ekleme sonrasında ise süreç, kablo veya şalt tekliflerine göre bazı farklılıklar vardır.

5.1. Ürün Kataloğu ve Filtreleme

Teklif türü seçildikten sonra kullanıcı, ürün kataloğu ve teklife eklenecek ürünlerin listelendiği ekrana yönlendirilir.

Ürün Bulma Yöntemleri

Kullanıcı ürünleri aşağıdaki yöntemlerle bulabilir:

Arama (Search): Minimum 2 karakter girilmesi zorunludur.
Marka Filtreleme: Seçilen markaya göre ürün listesi filtrelenir.
Kategori Filtreleme: Ana kategori seçilebilir. Alt kategori varsa dinamik olarak açılır. Tüm alt kategoriler seçilerek en alt kırılıma kadar ilerlenebilir.

Filtreler birlikte (kombinasyonlu) ya da ayrı ayrı kullanılabilir.

5.2. Ürün Listesi ve Bilgiler

Filtreleme sonucunda kullanıcıya bir ürün listesi sunulur.

Her ürün için aşağıdaki bilgiler görüntülenir:

Ürün Adı
Miktar
Liste Fiyatı
Birim Fiyat
Toplam Tutar
Teslim Tarihi
Gönderim Kaynağı (stock, DTS, out of stock vb.)
İskonto Bilgileri
- Ürün bazlı iskonto
- Toplam teklif iskontosu

5.3. Ürün Ekleme İşlemi

Kullanıcı, ürünleri teklife eklemek için ürün miktarını girer ve ürünü teklif listesine ekler.

Bir ürün için minimum ve maksimum limitler vardır. Bu limitler product'tan gelir. Limiti olmayan ürünler için herhangi bir sınır bulunmamaktadır.

5.4. Toplu Ürün Ekleme

Kullanıcı, birden fazla ürünü toplu olarak ekleyebilir.

Manuel Giriş

Ürün kodu ve miktar girilir.

Excel Yükleme

Excel dosyası ile toplu ürün yüklenebilir.

Kurallar

Ürün kodu doğruysa, miktar girilmemişse otomatik olarak 1 adet eklenir.
Aynı ürün daha önce eklenmişse, yeni miktar mevcut miktarın üzerine eklenir.
Excel'de hata varsa ürün ekleme yapılmaz üründe hatalı satır söylenir.
Manuel girişte ürün kodunda hata varsa hangi üründe hata olduğu söylenir. Ekleme yapılmaz.

6. DTS Ürün Ekleme (Satış Temsilcisi)

Şalt ve kablo tekliflerinde, teklife ürün eklerken ürünün depomuzda olma durumda direk olarak depodan temin edilir. Depodan temin edilemediği noktada out of stock veya DTS oalrak ürün eklemeleri yapılabilir.
DTS ürün bulunan bir teklif kopyalanırsa DTS'li ürünler kopyalanan teklife gelmez
DTS ile eklenen (DA) ürünler teklife özeldir ve o teklif dışında kullanılamaz.
Kablo ürünlerinde her makaranın kendine ait bir tam makara metrajı bulunmaktadır.
DTS ürün eklerken out of stok tedarikçileri burada tedarikçi olarak seçilebilir
Kablolarda toplam metraj içinde kesilen makaralar ve alternatif metrajlar dışında silme işlemi yapılamaz.(tam makaralar silinemez tüm ürünü silmesi gerekir)

Dışarıdan Temin Sistemi (DTS), teklif içerisinde:

Stokta ürünlerin yetersiz olması
ürünlerin stokta hiç tutulmaması
teklife özel ürünlerin dışardan tedarik edilmesi

amacıyla kullanılan bir süreçtir.

Bu işlem için sistemde “DTS Ürün Ekle” butonu ile veya ürün eklendiğinde DTS ile ekleyeceğim seçegini seçerek bir form açılır ve aşağıdaki bilgiler girilerek ürün sisteme eklenir:

Ürün Kodu*(ürün kartı varsa dolu gelir)
Ürün Açıklaması*(ürün kartı varsa dolu gelir)
Tedarikçi Firma*(sadece logodaki firmalar)(select,search)
Alış Vadesi*
Liste Fiyatı*
para birimi*
Maliyet İskontosu
Miktar*

Bu bilgiler girildikten sonra ürün DTS (ürün kodu başına DA eklenmiş) olarak sisteme eklenir.

6.1. Stokta Bulunan Fakat Yetersiz Olan Ürün(ürün kartı bulunan)

Eğer teklif içerisine eklenen şalt veya kablo ürünü stokta mevcutsa ancak talep edilen miktarı karşılamıyorsa, sistem öncelikle stokta bulunan miktarı kullanır. Out of stoktan ürün ekleme açıksa direk olarak ekleme yapar ama yaınında dts ile ekleme butonu olur satış temsilcisi bu ürünleri dışardan da temin edebilir.

ürün kartı = ambar paramtresi degeri olan ürünler

Bu durumda kullanıcıya bir modal açılır. Yeni DTS ürün eklemesini yapar.

Kablo ürünlerinde talep edilen metraj stoktan tamamen karşılanamıyorsa, sistem öncelikle mevcut stoktaki tam makaraları ve kesilebilir/parça makaraları kontrol eder.

Stokta tam makara bulunuyorsa, sistem önce tam makaraları kullanır. Talep edilen metrajın kalan kısmı için stoktaki uygun makara üzerinden kesim yapılabilir. Stoktan karşılanamayan metraj ise tam makara baz alınarak out of stock olarak eklenir.

Out of stock olarak eklenen kablo ürünlerinde sistem, siparişi genellikle tam makara üzerinden oluşturur. DTS olarak ekleme yapılması durumunda ise satış temsilcisi istenen metrajı manuel olarak girebilir.

Eğer stok yeterli değilse ve kırılım out of stock'tan gelmişse, satış temsilcisi için “Kendim tedarik edeceğim”şeklinde DTS yönlendirme alanı bulunmalıdır.

Out of stock kapalıysa sistem direkt olarak DTS formunu açar.

DTS ile eklenen ürünlerde dönüşüm uygulanır. Alım vadesi teklif vadesine dönüştürülür, üzerine ilgili ürün grubunun stok dışı kâr oranı eklenir. Buna göre ürün, dönüştürülmüş ve kâr eklenmiş şekilde teklif içerisine dahil edilir. Burada hesaplanan net fiyat veya iskonto threshold olarak kullanılır. Bu threshold üzerinde bir değer girilirse teklif onaya gider.

6.2. Stokta Kartı Bulunmayan Ürün (ürün kartı bulunmayan)

Kullanıcı doğrudan DTS ürün ekleme işlemi yapabilir.

Burada birden fazla tedarikçiden temin yapılabilir. Her tedarikçi için ürün kodu ve açıklama dışındaki alanlar ayrı ayrı girilir.

Bu aşamadan sonra satış temsilcisi teklifi inceleme aşamasına geçer. Teklif herhangi bir limit sorununa veya iskonto aşımı gibi sınırlara takılmazsa direkt gönderilir. Eğer bir sınıra takılırsa onaya gider. Aşım durumuna göre tekli onay veya çoklu onay kontrolüne yönlendirilir.

Çoklu Tedarikçi Kullanımı

DTS sistemi aynı ürünün birden fazla tedarikçiden temin edilmesine izin verir

Bu durumda sistemde her tedarikçi için ayrı bir kart oluşturulur. Her kayıt ayrı bir DTS kartı olarak eklenir ve teklif içerisinde görüntülenir. Böylece satış temsilcisi ürünün hangi firmadan ne kadar temin edildiğini açık şekilde yönetebilir.(Ürün Kodu, Ürün Açıklaması bunlar ortaktır.)

DTS ile teklife eklenen tedarikçi sayısı birden fazla ise, her biri ayrı bir alt kırılım olarak gösterilir.

7. Parça Makara Görüntüleme

Sistemde bulunan kesilmiş makaralar listelenir (alternatif/ benzer kabloların da parçaları dahil bir şekilde aynı listede).
Hem B2B kullanıcısı hem satış temsilcisi Kesilmiş makaralar liste halinde görüntüleyebilir, seçebilir ve teklife ekleyebilir.

Kesilmiş makaralardan seçim yapıldıktan sonra ürünün toplam metrajı değişebilir ve buna göre toplam metraj güncellenir.

Bir kabloda tam metraj eklenmek istenirse hata payı olmadan bunun için bir seçim işaretlenecektir: “Tam metraj istiyorum.” Bu durumda backend buna göre çalışacak ve eklemeleri tam metraj verecek şekilde yapacaktır. Bu mod hem satış temsilcisi hem de B2B kullanıcısı için teklif bazlı çalışmalıdır.(teklif bazlı)

İlk olarak eklenen miktarın tam makaraları stoktan karşılanır. Kesilecek bir parça olduğunda, kesilecek makaranın yanında “Alternatifler” butonu bulunur ve kullanıcı tüm kesilmiş makaraları görebilir. Buradan ekleme yapabilir. Bu makaralarda kesim yapılamaz.
Kablo için istenen metraj stokta yoksa out of stock olarak eklenir eklenen miktarın yanında alternatifler (kesilmiş parçalar) görüntülenir stok dışı yerine buradan eklemede yapabilir.
B2B ve satış temsilcisi için girilen miktarların yanında tam makara hariç “Alternatifler” butonu bulunmalı

8. İskonto Değiştirme Yetkisi

Eklenen ürün listesinde, mevcut yapıya ek olarak iskonto kolonu düzenlenebilir olacaktır.
Bu alan başlangıçta önerilen iskonto değeri ile otomatik doldurulur.
Önerilen iskonto, sistem tarafından hesaplanan ve en iyi kâr oranını sağlayan tavsiye edilen iskonto oranıdır.
Satış temsilcisi, ürünler için belirlenen önerilen iskonto oranını değiştirebilir. Her ürün kırılımı için farklı iskonto tanımları yapılabilir.
İstenirse sistemin önerdiği iskonto oranı ile devam edilebilir.
Satış temsilcisi önerilen iskontodan daha düşük veya daha yüksek bir iskonto oranı girebilir. Ancak önerilen iskonto oranından daha yüksek bir iskonto girerse ilgili teklif yönetici onay sürecine yönlendirilir.
Teklif ürün liste ekranında yer alan “Önerilen İskontolarla Güncelle” butonuna basıldığında, teklif içerisindeki tüm ürünlerin iskonto oranları sistem tarafından hesaplanan önerilen iskonto değerlerine toplu olarak güncellenir.

9. Ödeme Planı Değiştirme

B2B kullanıcısı ödeme planlarını ticari işlem grubuna göre görüntüler. Bu görüntüleme teklif tipine göre yapılır.
Satış temsilcisi bir teklif oluştururken teklif tipine göre tüm ödeme tiplerini görüntüler.

Seçilen ödeme planına bağlı olarak ürün fiyatları ve iskontolar önerilen değerlere göre güncellenir.

10. Teslim Tarihi Seçme

Satış temsilcisi, bir teklifin kalemleri için teslim tarihini değiştirebilir.

Bu tarih, tahmini tedarik sürelerine göre verilen bir tarihtir; sipariş sürecini etkilemez ve depoda ürün tutulduğu anlamına gelmez. (Bugün ve sonrası için seçilebilir.)

11. Teklif Notu

Teklif notu alanında, satış temsilcisi müşteri için özel bir not ekleyebilir. Eklenen bu not, müşteriye gönderilen teklif PDF’ine de yansıtılır. Ayrıca teklif herhangi bir nedenle onaya gönderilirse, satış temsilcisi bu alana ek bir açıklama notu yazarak süreci destekleyebilir.

12. Mail Gönderme Süreci (?)

Bir satış temsilcisi kullanıcıya teklif gönderdiği zaman, sisteme kayıtlı mail üzerinden teklifin yazıldığı kullanıcıya mail gönderilir.

Burada entegrasyon yapılır ve müşteriye gönderilen her mail içerisinde:

ilgili satış temsilcisinin bilgisi,
cevap verebileceği e-posta adresi,
satış temsilcisinin telefon numarası

yer alır.

Böylelikle müşteri, kiminle muhatap olacağını ve süreci kimle yürüteceğini bilir.

Teklif Liste Sayfası

Bir teklifin liste sayfasında teklifleri görüntüleyebilir ve yetkisi dahilinde işlemler yapabilir.

Eğer teklif cari kaydı olmayan bir firmaya aitse, bu durum işlemler kolonunda belirtilmelidir.
Kullanıcı, butona basarak ilgili teklifin bulunduğu firmanın cari kaydının yapılacağı sayfaya yönlendirilmelidir.
Teklifin hangi aşamada olduğuna dair filtrelemeler yapılabilir.
Bir teklif görüntülenebilir.
Teklif taslak aşamasında ise düzenlenebilir.
Teklif taslak aşamasında ise silinebilir.
Teklif onaylanmış ise siparişe dönüştürülebilir. Cari kaydı olmayan firmalar için dönüştürülemez.

Satın Alma Ürün Liste Sayfası

DTS ve Out of stok ürünlerin bulunduğu ayrı bir liste sayfası olmalıdır.

Bu sayfada Out of Stock, ürün kartı bulunan ürünler ve ürün kartı bulunmayan ürünler listelecek.

Filtrelemeler yapılacak.

Bu sayfada DTS ve out of stock için gerekli bilgiler gösterilmelidir(Kimden alındığı, Kime verileceği, Ürün kodu, Kaça alındığı, Kaça satılacağı, Hangi siparişte olduğu(sipariş kodu) Oluşturma tarihi ve gerekli bilgiler bu tabloda gösterilir.)

Tanımlar:

Stok: Bizim depomuzda olan ürünler
Crawler: Küçük firmalarda ne kadar olduğu ve oradan alınabilecek miktar
DTS: Satış temsilcisinin istediği yerden alıp manuel eklemesi
Out of Stock: Ürünün direkt olarak firmasından temin edilmesi