Sipariş Süreci

• Sipariş Süreci
• İptal ve İade Süreçleri ?
• Sipariş Status Akış Dokümantasyonu(eski döküman)

Sipariş Süreci

***Mor renk ile işaretlenen kısımlar versiyon 3'de eklenmesi beklenen gereksinimlerdir.

Sipariş Oluşturma ve Ödeme Süreci

Bir kullanıcıya teklif verilmiş olabilir ama bunun bizde karşılığı var mı siparişe çevirebilir mi gibi bir süreç vardır. süreç şu şekilde ilerler;

 Eksik Belge Tamamlama

• Kullanıcıdan, cari hesap oluşturulabilmesi için eksik belgeler talep edilir

Belirlenen belge doğrulama limit Kontrolüne Göre Süreç

• Eğer teklif Belirlenen belge doğrulama limit ise:

  • Kullanıcının ayrıca gerekli dökümanları yüklemesi gerekir

  • Yüklenen dökümanlar muhasebe birimine iletilir ve onay sürecine girer

Bu süreçlerde, kullanıcı gerekli bilgi ve dökümanları sisteme kendisi girebileceği gibi, satış temsilcisi de ilgili yüzen firma adına cari başvuru sürecini başlatabilir ve yönetebilir.

Ayrıca, kullanıcı tarafından iletilen dökümanlar satış temsilcisine ulaştığında(wp yada mail üzerinden gerekli dökümanların gönderilmesi), satış temsilcisi bu dökümanları sisteme yükleyerek süreci kullanıcı adına ilerletebilir ve yönetimini üstlenebilir.

---

Firma Seviyesine Göre Sipariş Yetkisi

• Sadece cari hesabı açılmış (F2) firmalar:

  • Belirlenen belge doğrulama limit altı sipariş oluşturabilir

  • Sipariş oluştururken sipariş onay belgesi yüklenmesi sonucunda sipariş oluşur.(satış temsilcisi sipariş onay belgesi yüklemesi zorunludur)

• F2 seviyesindeki firma isterse:

  • Gerekli dökümanları yükleyerek F3 seviyesine geçiş yapabilir

• F3 seviyesindeki firma isterse:

  • Altında bulunan T1 kullanıcısı limit altı sipariş oluşturabilir.

  • Altında bulunan T2 kullanıcısı limit üstü sipariş oluşturabilir.

Kullanıcı kendisi sipariş oluşturuyor ise SMS doğrulama ile sipariş oluşturur. Kullanıcı yerine satış temsilcisi siparişe çeviriyor ise burada bir sipariş onay belgesi istenir veya satış temsilcisinin isteyeceği doğrulama kodu ile süreç devam ettirilir.

Sipariş oluşturma süreci, firma tier seviyesi (F) ve kullanıcı tier seviyesi (T) birlikte değerlendirilerek yürütülür.
Bir siparişin oluşturulabilmesi için hem firmanın hem de kullanıcının belirli koşulları sağlaması gerekir.

1. Genel Kural

Sipariş oluşturma yetkisi, firma tier seviyesi ile kullanıcı tier seviyesinin birlikte değerlendirilmesi ile belirlenir.

Önemli kurallar:

2. F1 Firma – Logo Kaydı Olmayan Firma

Firma Seviyesi: F1
Kullanıcı Seviyesi: T1

Bu seviyede firmanın Logo sisteminde cari kaydı bulunmamaktadır.

Bu nedenle:

3. F2 Firma – Logo Kaydı Olan Firma

Firma Seviyesi: F2
Kullanıcı Seviyesi: T1 

Bu seviyedeki firmalar:

Bu durumda:

4. F3 Firma – Doğrulanmış Firma

Firma Seviyesi: F3
Kullanıcı Seviyesi: T1/ T2

Bu seviyedeki firmalar:

yüklenmiş ve muhasebe tarafından doğrulanmış firmalardır.

Bu durumda:

Bu süreçte, her sipariş için SMS doğrulaması  zorunludur. 

5. F4 Firma – B2B Firması

Firma Seviyesi: F4

Bu seviyedeki firmalar B2B sistemini aktif olarak kullanan firmalardır.

B2B kullanıcı seviyeleri:

Bu kullanıcılar:

Eğer sipariş belirli bir onay sürecine tabi ise, sipariş:

6. Özet Tier Yetki Tablosu

1. Ürün Kontrolü

• Ürünlerde herhangi bir değişiklik yapılmışsa, bu değişiklikler ilgili ekranda kullanıcıya bildirilir. 
•  Güncelleme olduğunda kullanıcı, “Devam Et” butonuna tıklayarak bir sonraki adımda teklif tekrar revize edilir ve süreç yeniden başlar.
  
• Hiç bir değişiklik yok ise teklif yayınlandığı için artık siparişe dönüştürülebilir.

2. Sevk Adresi Seçimi

• Kullanıcı ve satış temsilcisi, sipariş için bir sevk adresi seçmek zorundadır.
  
• Daha önceden kayıtlı adresler mevcutsa, bu adreslerden biri seçilebilir.
• Kayıtlı adres bulunmuyorsa, satış temsilcisi veya B2B kullanıcısı yeni bir adres ekleyebilir.
  
• Teslim alacağım seçeneği seçildiğinde sadece satış temsilcisi tarafına hangi depodan teslim alacağına dair bir depo seçimi yapılır. B2B kullanıcısı için satış yeri neresi ise teslim yeri de orasıdır..
• Burda sipariş için Teslim alacağım, kargo ile gönder seçenekleri vardır teslim alacağım kısmında bir de kazandan sipariş verip ostimden siparişi teslim alabilir bunun için logoya taşıyıcı kodu ostim olarak girilir.
• seçilen adres fatura adresi değil ise sevk adresi logoya giderken açıklama olarak eklenir. 

Ostim depodan hem kablo hem kargo hem de ambar seçimi vardır. kangal kablolar kargoya verilebilir, makara kablolar kargoya verilemez.

 Yeni Adres Ekleme Alanları:

• Adres Başlığı
• Açık Adres
• İl
• İlçe
• Yetkili Kişi Adı
• İletişim Telefonu

3. Teslimat Kişisi Bilgisi

• Teslimat yöntemi Teslim alcağım seçeneği ile teslim alınacaksa, kullanıcı mevcut kişilerden seçim yapabilir veya yeni kişi ekleyebilir.

 Yeni Kişi Ekleme Alanları:

• Ad
• Soyad
• Araç Plakası
• T.C. Kimlik Numarası
• Telefon

4. Ödeme Yöntemleri

 4.1 Vadeli Ödeme

• Eğer kullanıcıya tanımlanan limit yeterliyse:
  • Kullanıcı, ödeme koşullarını onaylayarak siparişi doğrudan oluşturabilir.

 4.2 Havale / EFT

• Kullanıcıya ödeme yapabileceği IBAN bilgileri gösterilir.
• Kullanıcı ödeme işlemini tamamlar.
• Muhasebe tarafından ödeme onaylandıktan sonra, sipariş aktif hale gelir.

 4.3 Kredi Kartı

• Kullanıcı, aynı sayfa üzerinden kredi kartı bilgilerini girerek ödeme yapar.
• Ödeme başarılı olduğunda sipariş oluşturulur.
• Satış temsilcisinin oluşturduğu bir siparişe çevirme durumu ise bu ödeme yapacak kişiye ödeme yapması için yönlendirebileceği bir link gönderilir ödeme yapabilmesi için. Kullanıcı tıklama yaparak ödeme sayfasında teklifi  görür ve ödeme yapabilir.

5. Siparişin Tamamlanması

• Tüm adımlar eksiksiz tamamlandığında sipariş oluşturulur.
• Seçilen ödeme yöntemine göre süreç anlık veya onay sonrası tamamlanır.

Sipariş oluştuğunda logoya gönderilmesi ve depodan ilerlemesi sürecinde izlenecek yollar;

Sipariş ambar(depo), ve source(tedarik şekine) göre bunların tüm olasılıklarına göre parçalama yapılacak.

ilk depo seçimi altında ise source a göre bölümler yapılacak örneğin 

depo  ostim, source ise in stock veya out of stok gibi burada 2 olasılık var. bunun gibi tüm yöntemlere göre tüm olasıklara göre sipariş parçalanmaları yapılacak.

Siparişler Liste sayfası

Satış temsilcisi, B2B kullanıcısı ve super admin rollerinde sipariş liste sayfası bulunmaktadır.

• B2B kullanıcısı sadece kendi verdiği siparişleri görür.
  
• B2B admini kendi siparişleri ve altında olan kullanıcıların verdiği siparişleri görebilir.
• Satış temsilcisinde müşterileri için oluşmuş siparişler,
• süper admin  tarafında tüm siparişler görüntülenmektedir.

Sipariş liste sayfasında siparişler için filtrelemeler bulunmaktadır. bu filtreler şunlardır;

• Reddedildi
• Süresi doldu
• kapandı
• Muhasebe onayı
• Onaylandı
• Kargoya verildi
• Tamamlandı

Bu sayfada her siparişin durumuna göre işlemler yapılıyor muhasebe onayı bekleyen siparişler için muhasebe rolü siparişler sayfasından bu sipariş detayına girerek gerekli kontrolleri yapıp siparişi onaylayabilir.

Yönetici onayına gelen teklifleri de aynı şekilde yönetici detayına girip onaylayabilir.

Aynı zamanda B2B kullanıcısı yada satış temsilcisi bir siparişi favorileyebilir ve kopyasını oluşturabilir. kopyası oluşturulan bir sipariş teklif adımından sıfırdan başlar.

İptal ve İade Süreçleri ?

1. İptal Süreci

Mevcut Durum

• Bir sipariş oluşturulduktan sonra, aynı gün içinde depodan çıkışı yapılmadığı sürece iptal edilebilir.
• İptal edildiğinde:
  • Logo’da kesilen irsaliye geri alınır.
• Müşteri:
  • Kendi başına iptal oluşturamaz
  • İptal için satış temsilcisi / müşteri temsilcisi ile iletişime geçmelidir

Mevcut Kısıtlar

• Özel ürünler
• Kesim yapılmış ürünler (ör. kablo kesimi)
  → Bu ürünler için iptal mümkün değildir.

Önerilen / Hedeflenen Yapı

• Sipariş ekranında:
  • İptal edilebilir / edilemez ürünler açıkça belirtilmelidir
• Aşağıdaki ürünler iptal edilebilir:
  • Kesim yapılmamış
  • Özel üretim olmayan ürünler
• Müşteri:
  • Sipariş durumunu sistem üzerinden görebilmeli
  • Kendi başına iptal talebi oluşturabilmeli
• Sistem:
  • Ürün tipi ve kesim durumuna göre iptal uygunluğunu otomatik kontrol etmelidir

---

2. İade Süreci

Temel Kurallar

• Sadece iade edilebilir ürünler için iade talebi açılabilir
• İade edilebilirlik:
  • Ürün bazlıdır
  • Product’tan gelen verilere göre belirlenir
  • Örnek:
    • Ambar parametresi olmayan ürünler → iade edilemez
• İadeler:
  • Sipariş bazında, kalem kalem yapılır
  • Toplu sipariş iadesi yoktur

Ürün Tiplerine Göre İade

• **Özel ve kesilmiş ürünler → iade edilemez **

• Hatlı siparişler için özel durumlar vardır:

  • Ürün eksik geldiyse
  • Ürün fazla geldiyse
  • Yanlış ürün geldiyse
  • Kablo eksik ya da fazla kesildiyse

  Bu durumlarda iade yerine:

  • “Hata Bildir” süreci başlatılır
  • Amaç: ürünü iade etmek değil, hatayı düzeltmektir

İade Talebi Oluşturma

• İade talebi sırasında:
  • İade sebebi seçilir
  • İstenirse açıklama eklenebilir
• İade miktarı:
  • Maximum alınan ürün kadar iade edilebilir
  • Parça parça iadelerde:
    • Toplam iade miktarı kontrol edilir
    • Alınan adedi geçemez

Onay ve Yönlendirme Süreci

• İade tutarına göre yönlendirme yapılır:
  • Belirli bir tutarın üzerindeyse → Satış Temsilcisine gider
  • Belirli bir limitin altındaysa → Doğrudan Depoya gider
• Depo:
  • İade sebebini inceler
  • Gerekli gördüğü talepleri iletir
  • Talepler onaylanırsa iade süreci başlatılır

Süre

• İade süreci:
  • 30 iş günüdür

---

3. Mevcut vs Hedeflenen Süreç

Mevcut Durum

• İptal ve iade işlemleri:
  • Satış temsilcisi tarafından oluşturulmaktadır
• Müşteri:
  • Süreci doğrudan başlatamaz
  • Sadece talepte bulunabilir

Hedeflenen Yapı

• Müşteri:
  • Sipariş detayından iptal / iade / hata bildirimi başlatabilir
• Sistem:
  • Ürün uygunluğunu otomatik kontrol eder
  • Limitlere göre doğru birime yönlendirir
• Satış temsilcisi:
  • Sadece gerekli durumlarda devreye girer

Sipariş Status Akış Dokümantasyonu(eski döküman)

Status Code	Status Adı	Açıklama
50	rejected	Sipariş sistem tarafından veya yetkili kullanıcı tarafından reddedildi.
60	expired	Sipariş belirlenen süre içinde işleme alınmadı ve zaman aşımına uğradı.
70	closed	Sipariş iptal edildi veya manuel olarak kapatıldı, tekrar işlem yapılamaz.
100	payment_waiting	Sipariş oluşturuldu, ödeme bekleniyor.
200	admin_approval	Ödeme alındı fakat yönetici onayı gerekiyor.
300	approved	Sipariş admin tarafından onaylandı, tedarik veya hazırlık aşamasında.
400	shipped	Sipariş kargoya verildi ve teslimat sürecinde.
500	completed	Sipariş teslim edildi ve başarıyla tamamlandı.

Mevcut Durum	Sonraki Olası Durumlar
payment_waiting	admin_approval, rejected, expired, closed
admin_approval	approved, rejected, closed
approved	shipped, closed
shipped	completed
completed	Final durum, değişmez
rejected	Final durum
expired	Final durum
closed	Final durum

Siparişler aşağıdaki aşamalardan geçerek tamamlanır veya iptal edilir. Bu süreç hem iş kurallarını hem de yazılımsal akışı kapsar.

Bir teklif siparişe dönüştürülmek istendiginde ödeme yönteminin ne olduguna bakılır. Ödeme yöntemine göre farklı durumlar içerir.

Havale-EFT ve Schneider Pos

Ödeme yöntemi Havale-EFT ya da Schneider Pos ise, burada ilk olarak teklifteki ürünlerin adet ve lot kontrolleri yapılır. Tükenen ürün var mı, aktif olarak seçilen lot satılmış veya yerine başka bir lot verilmiş mi kontrol edilir.

Teklifte değişen bir durum olduğunda bu teklif doğrudan siparişe çevrilemez. Teklif güncellenir, değişen ürünler ve lotlar yeni fiyat ve iskontolarla kullanıcıya güncellenmiş şekilde sunulur. Eğer isterse bu teklifi opsiyon süresi boyunca siparişe çevirebilir.

Siparişe çevirmezse, opsiyon süresi sonunda bu teklif kapanır ve artık bu teklifi siparişe çeviremez. Teklifi kopyalayarak taslak teklif durumundan süreci yeniden ilerleterek sipariş aşamasına gelebilir.

Bu aşamayı geçtikten sonra teklifin Havale-EFT mi yoksa Schneider Pos mu olduğu kontrol edilir.

• Havale-EFT durumunda, ödeme yapılabilmesi için şirket IBAN bilgileri paylaşılır ve bu IBAN’lardan birine ödeme yapılması beklenir. Ödeme açıklamasına genelde teklif numarasının yazılması istenir. Muhasebe birimi, bu sipariş için ödemenin yapılıp yapılmadığını manuel olarak kontrol eder.

• Schneider Pos durumunda ise süreç yine manuel olarak muhasebe tarafından kontrol edilir. Kullanıcıya, ödeme yapması için tutarla beraber bir link gönderilir. Kullanıcı bu link üzerinden ödemesini yapar ve ödeme sonrası Schneider sisteminden tahsilatın gerçekleşip gerçekleşmediği kontrol edilir.

Teklifi siparişe çevirme işlemi oluşturulduğunda, teklifteki tüm ürünler rezerve edilir. Opsiyon süresi boyunca ödemenin gelip gelmediği kontrol edilirken teklifteki ürünlerde değişiklik yapılmaması gerekir.

Muhasebe, ödemenin gelip gelmediğini kontrol eder ve onay verir. Onaylanması durumunda teklifin siparişi oluşturulur ve Simtes Portal’a yazılır. Opsiyon süresi boyunca teklif onaylanmazsa, teklif kapanır ve kopyalanarak taslak aşamasına döner.

---

Vadeli

Vadeli ödeme yönteminde, teklif oluşturabilen cariler için belirli limit grupları vardır. (ticari işlem grupları ) Burada verilen limit doğrultusunda işlem yapılır.

Teklifin toplam tutarının, cari için tanımlanan limitin yeterli olup olmadığı kontrol edilir.

• Limit yetersiz ise, cari için tanımlanan limitin satış temsilcisiyle iletişime geçilip yükseltilmesi istenebilir veya limitin bir kısmı için ödeme yaparak teklif limiti kadar yer açıp siparişe çevrilebilir.

• Bunu yaptıktan sonra tekrar “siparişe çevir” diyerek sipariş oluşturabilir.

• Teklif toplam limiti yeterli, ancak teklifte değişen bir durum varsa, teklif doğrudan siparişe çevrilemez. Teklif güncellenir; değişen ürünler, lotlar, yeni fiyat ve iskontolar kullanıcıya güncellenmiş şekilde sunulur. Eğer isterse bu teklifi opsiyon süresi boyunca siparişe çevirebilir.

• Teklif toplam limiti yeterli ve teklif ürünlerinde değişiklik yoksa teklif otomatik olarak rezerve edilir.

Bu teklif artık siparişe dönmüştür. Teklifteki ürünler rezerve edilir ve Simtes Portal’a yazılır.

Teklifler, opsiyon süresi boyunca siparişe çevrilmezse otomatik olarak kapanır. Kopyalanarak taslak durumundan süreç yeniden başlatılabilir.

---

Kredi Kartı

Ödeme yöntemi olarak kredi kartı seçili ise, “Siparişe Çevir” butonuna tıklandığında sanal POS üzerinden ödeme yapılacak sayfa açılır. Toplam tutar görüntülenir ve kullanıcı kart bilgilerini girerek ödemesini yapabilir.

• “Ödeme Yap” butonuna basıldığında, ödeme sayfasına geçmeden önce backend tarafında bir kontrol yapılır. Bu istek ile teklifte değişen veya tükenen ürün olup olmadığı kontrol edilir.

• Teklifte değişiklik varsa, teklif otomatik olarak revize edilir ve değişen ürünler hakkında kullanıcı bilgilendirilir. Opsiyon süresi boyunca bu teklifi ödemesini yaparak siparişe çevirebilir. Aksi durumda, opsiyon süresi sonunda teklif otomatik olarak kapanır.

• Teklifte değişiklik yoksa ödeme işlemi yapılabilir.

• Ödeme yapıldığında sipariş oluşturulur.

Bu aşamada ürün rezervasyonları yapılır ve sipariş Simtes Portal’a yazılır.

Sipariş oluşturulduğunda bu bilgi depoya iletilir ve sipariş hazırlık aşamasına geçer.