Roller ve Yetkiler
Sistemde bulunan tüm roller ve yetkilerinin bilgisinin bulunduğu modül
Müşteri Firma ve Kullanıcı Yetkileri
***Mor renk ile işaretlenen kısımlar versiyon 3'de eklenmesi beklenen gereksinimlerdir.
Kullanıcı Yetkileri
Bu süreçlerin yönetimi belirli kural ve prosedürler çerçevesinde gerçekleştirilmektedir.
Kullanıcı Tier Yapısı
Satış sistemi içerisinde, kullanıcıların teklif alma, teklifi görüntüleme, siparişe dönüştürme ve B2B sistemini kullanma yetkilerini belirleyen toplam 4 (dört) adet rol bulunmaktadır.
Bu roller, kullanıcının sistemdeki olgunluk seviyesini ve satış sürecindeki yetkilerini temsil eder. Her rol, tekliften siparişe dönüşüm sürecinde farklı hak ve kısıtlamalara sahiptir.
Rol Listesi
-
T1 – Teklif Kullanıcısı (Doğrulamasız)
-
T2 – Doğrulanmış Teklif Kullanıcısı
-
T3 – B2B Kullanıcısı
-
T4 – B2B Admin Kullanıcısı
Bir kullanıcı eklerken gerekli bilgiler şunlardır;
- kullanıcı adı
- kullanıcı soyadı
- telefon no
T1 – Teklif Kullanıcısı (Doğrulamasız)
T1 rolü, firmanın altında satış temsilcisi tarafından sisteme eklenebilen bir e-posta adresini temsil eder. Bu kullanıcı daha önce sistem üzerinden teklif almış olabilir.
T1 kullanıcıları, belirlenen maksimum tutar (limit) dahilindeki teklifleri, doküman doğrulaması olmaksızın siparişe dönüştürebilir. Firma F2 veya F3 seviyesinde ise siparişe çevirebilir. Ancak ilgili teklif tutarının tanımlı limiti aşması durumunda, siparişe dönüştürme yetkisi bulunmamaktadır. Bu gibi durumlarda doğrulama sürecinin tamamlanması gerekmektedir.
Özellikler
-
Doküman doğrulaması bulunmamaktadır.
-
B2B sistemine giriş yetkisi yoktur.
-
Sipariş oluşturma veya sipariş talebi iletme yetkisi yoktur.
Doğrulama süreci için Satış temsilcisine gerek firma gerekse kendi yetki bilgilerini vermelidir.
T2 – Doğrulanmış Teklif Kullanıcısı
T2 rolü, daha önce teklif almış ve ilgili teklifi siparişe dönüştürebilmek için gerekli doküman doğrulamasını tamamlamış kullanıcıyı temsil eder.
Özellikler
-
Doküman doğrulaması tamamlanmıştır.
-
Teklifleri siparişe dönüştürme yetkisine sahiptir.
-
Satış temsilcisi aracılığıyla sipariş talebi oluşturabilir.
-
B2B sistemine giriş yetkisi bulunmamaktadır.
Bir kullanıcı T1 sürecinden T2 sürecine geçmesi için Firma yetkilisi tarafından onaylanmış olarak iletilir veya ilgili yetki belgesinin yüklemesini yapar.
T3 – B2B Kullanıcısı
T3 rolü, yalnızca bir e-posta adresi olmanın ötesinde, sisteme B2B kullanıcısı olarak kayıtlı ve aktif şekilde giriş yapabilen kullanıcıyı temsil eder.
Özellikler
-
Doküman doğrulaması sistem tarafından onaylanmıştır.
-
B2B paneline erişim yetkisi vardır.
-
Teklif alabilir ve görüntüleyebilir.
-
Teklifleri siparişe dönüştürebilir.
T4 – B2B Admin Kullanıcısı
T4 rolü, hem B2B kullanıcısı hem de kendi firması adına yönetim (admin) yetkilerine sahip kullanıcıyı temsil eder.
Özellikler
-
B2B sisteminde firma bazlı admin yetkisine sahiptir.
-
Firma kullanıcılarını yönetebilir.
-
Teklif ve sipariş süreçlerini görüntüleyebilir ve yönetebilir.
-
Teklifleri siparişe dönüştürebilir.
-
Satış temsilcisi aracılığıyla sipariş talebi oluşturabilir.
Satış temsilcisinin sisteme eklenme amacı, mevcut B2B sisteminde kullanıcıların kendi teklif ve siparişlerini oluşturabilmelerinin yanı sıra, teklif ve sipariş süreçlerinin satış temsilcisi tarafından da yürütülebilmesini sağlamaktır.
Ayrıca satış temsilcisi yalnızca B2B sistemine kayıtlı kullanıcılara değil, sistem dışındaki müşterilere de e-posta aracılığıyla teklif sunabilir ve bu teklifleri siparişe dönüştürebilir.
Satış temsilcisi firma altına kullanıcı eklediginde ilk fazda t1 rütbesine sahip ama t2 gibi davranıyor hiç bir doğrulama yok t2 gibi çalışacak.
Firma Yetkileri
Firma Tier Yapısı
Sistemde firmalar, doğrulama durumlarına ve sistemdeki kayıt seviyelerine göre farklı tier (seviye) yapılarına ayrılır. Bu yapı sayesinde firmaların sipariş oluşturma, teklif alma ve sistem içerisindeki yetkileri kontrollü şekilde yönetilir.
Her bir kullanıcı sadece bir firma altında kayıtlı olabilir. Birden fazla firma altında olamaz.
F0 – Logo Kaydı Olmayan Sistemde açılan yeni firmalar
Bu seviyedeki firmaların sadece sistem üzerinden eklenen yeni firmalardır.
Bu nedenle:
-
Firma adına sistemde sipariş oluşturulamaz.
-
Bu firmalar yalnızca teklif alabilir.
-
Sipariş sürecinin başlayabilmesi için öncelikle firmaya Logo'da cari açılması için gerekli bilgilerin girilmesi gerekir.
Bu seviyedeki firmalar, sistemde henüz resmi müşteri statüsünde değildir ve yalnızca potansiyel müşteri olarak değerlendirilir.
F1 – Logo Kaydı için Bilgileri olan Firma
Bu seviyedeki firmaların Logo sisteminde herhangi bir cari kaydı bulunmamaktadır. Ama cari açmak için gerekli bilgiler alınmıştır.
Bu nedenle:
-
Firma adına sistemde sipariş oluşturulamaz.
-
Bu firmalar yalnızca teklif alabilir.
-
Sipariş sürecinin başlayabilmesi için öncelikle firmaya Logo üzerinde cari açılması gerekir.
Bu seviyedeki firmalar, sistemde henüz resmi müşteri statüsünde değildir ve yalnızca potansiyel müşteri olarak değerlendirilir.
F2 – Logo Kaydı Olan Firma
Bu seviyedeki firmalar Logo sisteminde cari kaydı bulunan, ancak henüz gerekli resmi belgeleri yüklememiş firmalardır.
Bu firmalar için:
-
Satış temsilcisi tarafından sipariş oluşturulabilir. (Sipariş onay belgesi ve sevk adresi olmak zorundadır.)
-
Ancak sipariş oluşturma işlemi Belirlenen belge doğrulama limiti altında olmak zorundadır.
-
Bu limit sistem yöneticisi tarafından belirlenir ve yönetilir.
Bu yapı sayesinde belgeleri henüz tamamlanmamış firmalarla sınırlı ticari işlem yapılabilmesi sağlanır.
F3 – Doğrulanmış Firma
Bu seviyedeki firmalar, gerekli tüm belgeleri sisteme yüklemiş ve muhasebe birimi tarafından doğrulanmış firmalardır.
Yüklenmesi gereken temel belgeler:
-
Yetki belgesi
-
İmza Sirküleri
Bu belgelerin doğrulanması sonrasında firma doğrulanmış müşteri statüsüne geçer.
Bu seviyedeki firmalar:
- Belirlenen belge doğrulama limiti üzerinde sipariş verilebilir.
-
Teklifleri satış temsilcisi ile siparişe dönüştürebilir.
Bu seviyedeki firmalar sistem içerisinde tam doğrulanmış müşteri olarak değerlendirilir.
F4 – B2B Firması
B2B firmaları, sisteme giriş yapabilen ve işlemlerini doğrudan sistem üzerinden gerçekleştirebilen firmalardır.
Bu firmalar sisteme kayıt olurken:
-
Tüm gerekli belgeleri yüklemiş,
-
Doğrulama süreçlerinden geçmiş olurlar.
B2B firmalarının yetkileri:
-
Sistem üzerinden teklif oluşturabilirler.
-
Teklifleri siparişe dönüştürebilirler.
-
Onay gerektiren durumlarda teklifleri yetkili kişiler tarafından onaylandıktan sonra siparişe çevrilebilir.
Bu yapı sayesinde B2B müşterileri, satış süreçlerini doğrudan sistem üzerinden yönetebilir.
Versiyon 2’de firma değerlendirmesi Logo ERP kaydına göre yapılmaktadır. Bu versiyonda F2 seviyesindeki firmalar, döküman doğrulaması olmaksızın ve belirlenen doğrulama limitlerine takılmadan sipariş oluşturabildiği için F3 yetkinlikleri gibi davranmaktadır.
Bir kullanıcı T2 yetki seviyesinden T1 yetki seviyesine çekilebilir(soft delete)
Firma ve Kullanıcı seviye ilişkisi ve süreci
Sisteme ilk eklenen bir firmanın, başlangıçta Logo sisteminde herhangi bir karşılığı bulunmaz ve bu nedenle “yüzen firma” olarak değerlendirilir.
Bir kullanıcıya gönderilen teklifin kabul edilerek siparişe dönüştürülmek istenmesi durumunda, ilgili firmanın öncelikle Logo sistemine kayıt edilmesi gerekmektedir. Bu süreç cari açılışı ile başlatılır ve ilgili adımlar takip edilerek ilerletilir.
-
Satış temsilcisi, teklif içerisinden veya Firmalar sayfası üzerinden ilgili yüzen firmanın cari kaydını oluşturmak için Cari Oluşturma Formu aracılığıyla süreci başlatabilir.
-
Kullanıcı, teklifi siparişe dönüştürmek istediğinde; öncelikle cari bilgilerini girerek ve gerekli durumlarda (limit üstü işlemlerde) ilgili dokümanları yükleyerek süreci başlatır.
Süreç sonunda:
-
Firma, durumuna göre F2 veya F3 seviyesine atanır.
-
Belirlenen belge doğrulama limit altı firmalar için yalnızca cari açılması yeterlidir.
-
Belirlenen belge doğrulama limit üstü firmalar için ise ek olarak doküman doğrulama süreci uygulanır.
-
Muhasebe Onay Süreci
Muhasebe birimi:
-
Yüklenen belgeleri kontrol eder.
-
Belgeleri onaylayabilir veya reddedebilir.
Eğer:
- Cari logoya kayıt edilirse ->F2 seviyesine yükseltilir.
-
Belgeler onaylanırsa → firma F3 seviyesine yükseltilir.
-
Belgeler reddedilirse → belgelerin tekrar yüklenmesi gerekir cari hesap açılmışsa F2 seviyesine yükseltilir.
Kullanıcı Yetkilendirme Kuralları
Firma altındaki kullanıcıların yetkileri, yüklenen belgelere göre belirlenir:
-
Yetki belgesi yüklenmişse → T2
-
Yetki belgesi yüklenmemişse → T1
Kullanıcı Oluşturma ve Yetki Atama
-
Satış temsilcisi tarafından firma altına eklenen kullanıcılar:
-
Varsayılan olarak T1 yetkisi ile başlar.
-
-
Muhasebe tarafından firma altına eklenen kullanıcılar:
-
Doğrudan T2 yetkisi ile başlar.
-
Bunun sebebi, muhasebe tarafından eklenen kullanıcıların genellikle yetki belgesi kapsamında tanımlanmış kişiler olmasıdır.
-
-
Muhasebe rolündeki kullanıcılar:
-
Gerekli durumlarda T1 seviyesindeki bir kullanıcıyı T2 seviyesine yükseltebilir.
-
Bu işlem, kullanıcının bilgilerinin yetki belgesinde yer alması durumunda manuel olarak gerçekleştirilebilir.
-
B2B Kullanıcıya Geçiş Süreci ve Yetkilendirme
Bir kullanıcı, B2B sistemine geçiş yaparak kendi tekliflerini oluşturmak ve sipariş süreçlerini hızlı bir şekilde yönetmek isterse, B2B kullanıcı başvurusunda bulunur.
Başvuru süreci şu şekilde ilerler:
-
Kullanıcının başvurusu incelenir ve onaylanması durumunda B2B süreci başlatılır.
-
Kullanıcının daha önce sisteme yüklemiş olduğu belgeler varsa, bu belgeler tekrar talep edilmez.
-
Eksik belgeler bulunuyorsa, kullanıcıdan bu belgeleri tamamlaması istenir.
-
Tüm belgelerin eksiksiz şekilde tamamlanıp onaylanmasının ardından kullanıcı B2B (F4) statüsüne geçiş yapar.
- B2B kullanıcısı altında bulunan T3 rolü teklif oluşturma ve sipariş oluşturma yapabilir.
Kullanıcı Yetkilendirme Yapısı
-
B2B sürecinde ilk oluşturulan kullanıcı T4 (Firma Yetkilisi) olarak tanımlanır.
-
T4 yetkisine sahip kullanıcı:
-
Firma adına en üst yetkili kişidir
-
Sistem üzerinden alt kullanıcılar oluşturabilir
-
-
T4 kullanıcısı tarafından eklenen alt kullanıcılar:
-
T3 yetkisi ile sisteme dahil edilir
-
Teklif ve sipariş süreçlerini aktif olarak yönetebilir
-
Doğrudan firma tarafından eklendikleri için otomatik olarak onaylı kullanıcı statüsünde değerlendirilir
-
Satış Temsilcisi Rolü
Standart satış temsilcilerinin bu sistem üzerinde yapabileceği ve yetkilerinin olduğu sayfalar şunlardır;