B2B Başvuru ve onay süreçleri

• Ön Başvuru ve Onay Süreci
• Döküman Yükleme ve Onay Süreci

Ön Başvuru ve Onay Süreci

Bir firma, B2B sistemimizi kullanmak istediğinde sisteme ön başvuru yaparak kayıt sürecini başlatır. Bu başvuru, firmanın sisteme erişim talebini ilettiği ilk adımdır.   Başvuru yapmak isteyen kullanıcı, sistemde yer alan başvuru formunu doldurarak gerekli bilgileri sisteme girer. Bu formda, firmanın ve başvuruyu yapan kişinin kimlik ve iletişim bilgilerinin eksiksiz şekilde doldurulması gerekmektedir.   Kullanıcı tarafından form gönderildiğinde, başvuru sistem  tarafından kayıt altına alınır ve ilgili değerlendirme süreci başlatılır.   Başvuru işlemi tamamlandıktan sonra, kullanıcıya başvurunun başarıyla alındığına dair bilgilendirme mesajı gönderilir. Bu mesaj, başvurunun sisteme ulaştığını ve değerlendirme sürecinin başladığını belirtir.

Sisteme yapılan ön başvurular, Super Admin rolüne sahip kullanıcıların erişebildiği özel bir sayfada listelenir. Bu sayfa üzerinden sistem yöneticileri, başvuru yapan firmalara ait tüm bilgileri görüntüleyebilir ve gerekli kontrolleri gerçekleştirebilir.

Super Admin, ön başvuru yapan firmanın bilgilerini inceleyerek ilgili firmanın daha önce şirketin Logo ERP sisteminde kayıtlı olup olmadığını kontrol eder.

Firma Kontrol Süreci

Bu aşamada iki farklı senaryo bulunmaktadır:

1. Firma Logo ERP Sisteminde Mevcutsa

Eğer başvuru yapan firma Logo ERP sisteminde kayıtlıysa, sistem üzerinden ilgili firma ile müşteri eşleştirme işlemi yapılır. Bu işlem sonrasında firma, B2B sistemi ile ilişkilendirilmiş olur.

2. Firma Logo ERP Sisteminde Mevcut Değilse

Eğer firma Logo ERP sisteminde bulunmuyorsa, öncelikle ilgili firma için Logo ERP üzerinde cari hesap açılması gerekmektedir.

Cari hesap açma işlemi tamamlandıktan sonra, Logo ERP sistemindeki bu kayıt B2B sistemine otomatik olarak aktarılır. Ardından Super Admin tarafından firma ile sistemdeki kayıt arasında eşleme işlemi gerçekleştirilir.

Kullanıcı Hesabının Oluşturulması

Firma ile sistem eşleştirme işlemi tamamlandıktan sonra, başvuru yapan kullanıcı için B2B sisteminde bir kullanıcı hesabı oluşturulur.

Hesap oluşturma işlemi tamamlandıktan sonra kullanıcıya bir kabul (onay) e-postası gönderilir. Bu e-postada, kullanıcının hesabını aktif hale getirebilmesi için bir şifre oluşturma bağlantısı (Şifre Oluştur butonu) yer alır.

Kullanıcı, e-postada bulunan bu bağlantıya tıklayarak kendi şifresini oluşturur ve ardından B2B sistemine giriş yapar ama aynı zamanda burada bir OTP(sms doğrulama) yapmak zorundadır. bu doğrulama yapılmadan kullanıcı sistemde hiç bir şeyi kullanamaz.

Telefon numarası ile giriş eşsizdir. Bir numara ile birden fazla hesaba giriş yapılamaz. Aynı zamanda telefon numarası yeni bir hesaba yada başka bir hesaba aktarılabilir. Her zaman son girilen hesapta telefon numarası aktif hale gelir. 

Döküman Yükleme ve Onay Süreci

Bir kullanıcı ön başvuru sürecini tamamlayıp Super Admin tarafından onaylandıktan sonra, kendisine gönderilen e-posta üzerinden şifre oluşturma işlemini gerçekleştirerek B2B sistemine giriş yapabilir.

Ancak kullanıcı ilk giriş yaptığında sistemde herhangi bir işlem gerçekleştiremez. Bunun nedeni, kullanıcının sistemde aktif olarak işlem yapabilmesi için gerekli olan belge doğrulama sürecinin tamamlanmamış olmasıdır.

Belge Talep Süreci

Sisteme erişim ve işlem yetkisi verilmeden önce kullanıcıdan bazı resmi ve ticari belgeler talep edilir. Bu belgeler, kullanıcının temsil ettiği firmanın doğrulanması ve sistem güvenliğinin sağlanması amacıyla istenir.

Talep edilen belgeler, Super Admin tarafından yönetilen “İstenen Belgeler” sayfası üzerinden belirlenir.

Super Admin Yetkileri

Super Admin rolüne sahip kullanıcılar, İstenen Belgeler sayfası üzerinden aşağıdaki işlemleri gerçekleştirebilir:

• Yeni belge talebi ekleyebilir

• Mevcut belge taleplerini düzenleyebilir

• Belgeleri aktif / pasif durumuna getirebilir

• Gerekli görülmeyen belge taleplerini silebilir

Bu yapı sayesinde sistemde talep edilen belgeler merkezi olarak yönetilebilir ve ihtiyaçlara göre güncellenebilir. İlgili sayfa görsellerinin aşağıdan inceleyebilirsiniz.

   

Ön başvurusu onaylanmış sisteme giriş yapmış ama döküman onaylaması için kullanıcı direk döküman yükleme sayfasına yönlendirilir. burda döküman yükleme yapmadan başka hiç bir işlevi kullanamaz.  yöneticinin istegi belgeleri yükleyebilir yanlış belge ise silebilir kendisi anlık olarak gönderebilir.

Doküman Onay Süreci

Sistem içerisinde Super Admin rolü, kullanıcılar tarafından yüklenen dokümanları görüntüleme, inceleme ve onaylama yetkisine sahiptir.

Başvuru yapan kullanıcıların sisteme tam erişim sağlayabilmesi için gerekli dokümanların doğrulanması gerekmektedir. Bu süreç aşağıdaki şekilde işlemektedir:

Dokümanların Görüntülenmesi

Super Admin, ilgili sayfa üzerinden başvuru yapan kullanıcıların yüklediği tüm dokümanları görüntüleyebilir.
Her doküman ayrı ayrı incelenebilir ve gerekli durumlarda işlem yapılabilir.

Doküman Onaylama

Yüklenen dokümanlar incelendikten sonra Super Admin tarafından onaylanabilir.

• Kullanıcının yüklemiş olduğu tüm dokümanlar onaylandığında, sistem otomatik olarak kullanıcıyı onaylı müşteri statüsüne geçirir.

• Bu aşamadan sonra kullanıcı sistemde aktif olarak işlem yapabilir.

Doküman Reddetme

Eğer yüklenen dokümanlardan herhangi biri uygun bulunmazsa Super Admin ilgili dokümanı reddedebilir.

Bu durumda:

• Başvuru sahibi kullanıcıya dokümanın reddedildiği bilgisi iletilir.

• Kullanıcı ilgili dokümanı tekrar yükleyebilir.

• Doküman yeniden yüklendikten sonra Super Admin tarafından tekrar incelenir.

• Doküman onaylandığında kullanıcı onaylı müşteri statüsüne geçer.

Manuel Onay Mekanizması

Sistemde ayrıca manuel kullanıcı onayı özelliği bulunmaktadır.

Bu özellik aşağıdaki durumlar için geliştirilmiştir:

• Uzun süredir çalışılan,

• Güvenilirliği bilinen,

• Sistem dışında hali hazırda ticari ilişkisi bulunan firmaların

doküman yükleme sürecini tamamlamadan da sistemde aktif kullanıcı olarak tanımlanabilmesini sağlar.

Super Admin gerekli gördüğü durumlarda, dokümanların tamamı doğrulanmamış olsa bile kullanıcıyı manuel olarak onaylayabilir.

Bu sayede güvenilir müşterilerin sisteme hızlı bir şekilde dahil edilmesi mümkün olur.